Die Rolle des Projektauftraggebenden
Julia Scheve, September 2024
Für den Erfolg eines Projekts ist es essentiell, dass es von Anfang an transparent, terminiert und im Ergebnis vorhersagbar ist. Daher benötigt es eine klare Definition der Ziele und Erfolgsfaktoren sowie der Rollen innerhalb des Projekts. Ein professionelles
Zusammenspielen der Kernrollen, Projektmanager und Projektauftraggebende, ist hier unumgänglich. Gerade die Rolle des Projektauftraggebenden wird dabei selten in den Vordergrund gerückt, ist jedoch nicht weniger wichtig.
Projektauftraggebende nehmen in der modernen Projektführung keine passive Rolle ein, sondern sollten das ganze Projekt über durch wichtige Aufgaben integriert sein. Während früher vielleicht die Gesamtverantwortung an Projektmanager abgegeben wurde, sind Projektauftraggebende heute durch ein hohes Maß an Verantwortung direkt im Projektinvolviert. Dabei stellen Projektauftraggebende zunächst eine wichtige Kontrollinstanz dar, da sie durch eine klare Zielsetzung den Projekterfolg von Anfang an sichern. In der weiteren Folge ergibt sich daraus die Kontrolle der Sicherstellung und Erfüllung dieser Ziele. Projektauftraggebende haben außerdem die unternehmerische Gesamtverantwortung inne, weshalb es auch nicht realistisch ist, diese Verantwortung komplett an Projektmanager abzugeben. Eine weitere wichtige Aufgabe ist das Treffen von Entscheidungen, was stets vor dem Hintergrund der Wechselwirkungen zwischen Projektergebnissen und Unternehmenszielen stattfinden muss.
Um die Projektrollen von Anfang an zu klären, lässt sich das Rollenverhältnis aus definierten Aufgaben und einem Verantwortungskatalog ableiten, wobei Projektauftraggebende die ganzheitliche Unternehmenssichtweise berücksichtigen, Projektmanager hingegen den Fokus auf ihre Projekte und die direkt angrenzenden Umwelten legen sollte. Gerade beim initialen Aufbau der Beziehung zwischen Projektauftraggebenden und Projektmanagern macht es Sinn, die Grundregeln und Verantwortungsbereiche innerhalb des Projektgeschehens gemeinsam abzustecken. Projektauftraggebende sollten Projektmanagern Vertrauen entgegenbringen und als Sparringpartner zur Verfügung stehen, um sicherzustellen, dass der richtige Fokus gewahrt bleibt. Durch regelmäßigen Austausch und Handeln entsprechend der abgesteckten Rollen wird der Weg zum Erfolg geebnet.
Generell lassen sich 5 Prinzipien festlegen, um als Projektauftraggebender ein Projekt erfolgreich zu begleiten.Laut diesen sollten Projektauftraggebende…
1. für klare Ziele sorgen und resultatorientiert arbeiten,
2. den Fokus stets auf dem Wesentlichen halten,
3. vorhandene Stärken im Projektteam nutzen und Vertrauen innerhalb des Teams aufbauen,
4. die gesetzten Ziele klar definieren und stets verfolgen, und
5. die eigene Rolle als Projektauftraggebender wahrnehmen und als Vorbild dienen.